Должностная инструкция для заведующей канцелярией

Настоящая инструкция составлена на основании приказа Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 22 ноября 2002 года № 273-п «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» и в соответствии с требованиями Трудового кодекса РК от 15.05.2007 г. № 251-III и применяется в качестве приложения к трудовому договору.
Инструкция подлежит изменению и дополнению в связи с изменением трудового законодательства РК или производственно-экономических условий

___________________________________________________________
(наименование предприятия)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей, принимается и увольняется приказом генерального директора
_____________________________________________________________________________.
(решением общего собрания учредителей, иного руководителя предприятия)
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. Заведующий канцелярией подотчетен генеральному директору
_____________________________________________________________________________.
(представителю общего собрания учредителей, иному руководителю предприятия)
1.4. По специфике своей деятельности заведующий канцелярией должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
– систему делопроизводства;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– структуру предприятия, учреждения, организации;
– организацию делопроизводства;
– схемы документооборота;
– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– сроки и порядок сдачи дел в архив;
– системы организации контроля за исполнением документов;
– оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
– основы экономики, организации производства, труда и управления;
– законодательство о труде;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– правила и нормы охраны труда.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Организует работу канцелярии.
2.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
2.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
2.10. Руководит работниками канцелярии.

3. ПРАВА
Заведующий канцелярией имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. Получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.4. Привлекать специалистов структурных подразделений к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – с разрешения руководителя).
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Казахстан.
4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Казахстан.

СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(юрисконсульт) __________________________________________________
(И.Ф.О., подпись, дата)

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН: ______________________________
(И.Ф.О., подпись, дата)